Warum Archive anlegen?
Um die Postfachdatei von Outlook in regelmäßigen Zeitabständen zu archivieren macht aus folgenden Gründen Sinn:
- Dateigröße nicht in schwindeleregende Höhen anwachesen lassen
- Dadurch schnellere und einfachere Datensicherung
- Schnellere und übrsichtlichere Suche von Inhalten
Daher ist je nach Mailvolumen eine neue Archivdatei anzulagen, z.B. für jedes Jahr eine eigene. Dann kann die Datei des letzen Jahres immer geöffnet bleiben, wärend ältere nur bei Bedarf eingebunden und wieder geschlossen werden können.
neue Archivdatei anlegen
Ich zeige Ihnen hier anhand der Version Microsoft Office 2013 Home & Business wie Sie eine neue Archivdatei anlegen.
- Links oben auf den Tabreiter DATEI klicken

- Sie befinden sich nun im Menüpunkt Informationen. Dort gibt es die Schaltfläche "Tools zum Aufräumen". Dort den Unterpunkt "Archivieren" anklicken.


- Wählen Sie den obersten Ordner Ihres Postfaches um Posteingang, gesendete Ordner, etc. bei der Archivierung einzubinden. Wählen Sie dann ein Datum, bis zu welchem Sie die Dateien archivieren möchten. Z.B. den 31.12. des Vorjahres. In dem Textfeld mit der Bezeichnung "Archivdatei" ist bereits ein Ordner und eine Datei vorgeschlagen. Den Ordner können Sie belassen, wenn die Datei nicht auf einem externen Server abgelegt werden soll, den Dateinamen sollten Sie jedoch ändern in einen aussagekräftigen, z.B. "Archiv 2015". Mit OK starten Sie die Archivierung.

- Nun dauert es je nach Umfang einige Minuten bis die Archivierung abgeschlossen ist. Sie können dies an der Statuszeile verfolgen.

- Es entstand nun eine neuer Eintrag in Ihrem Verzeichnisbaum mit der Bezeichung "Archive".

- Diese ist leider nicht sehr aussagefähig, daher empfehle ich diese anzupassen. Hierzu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort "Archiv" und dann mit der linken Maustaste auf den untersten Menüpunt "Datendateieigenschften...".

- Leider können Sie hier die Beschreibung noch nicht ändern. Hierzu klicken Sie auf "Erweitert...". Nun können Sie bei "Name:" eine aussagekräftigere Bezeichnung eingeben, z.B. "Archiv 2015".

- Zwei mal auf "Ok" klicken, nun haben Sie eine übersichtliche Struktur.
Bestehende Archivdatei einbinden
Sehen Sie bitte in der Beschreibung "Outlook Archiv einbinden" nach.
Archivdatei schließen
Sehen Sie bitte in der Beschreibung "Outlook Archiv schließen" nach.